5S - iş Yeri Organizasyonu çalışmaları neden Başarısız oluyor?

SEIRI-Ayıkla, SEITON-Düzenle, SEISO-Temizle, SEIKETSU-Standartlaştır, SHITSUKE-Geliştir

Verimlilik ve mükemmellik için çabalayan kuruluşların; gerek iş yeri düzenini sağlamak gerekse Kaizen çalışmaları sonrası devreye aldıkları iyileştirmeleri korumak ve sürdürmek için temel yalın prensibi olan 5S – İş Yeri Organizasyonu metodunu kullanmaları gerekmektedir. Ancak kuruluşlar ne kadar istekli olurlarsa olsunlar uygulamada zorluklar yaşamakta, verilen 5S eğitimleri boşa gitmekte ve yapılan iyileştirmelerden eskiye dönüş kaçınılmaz bir son olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu durumda başvurulan en kestirme yol, "5S bize göre değil" denilerek bu değerli yalın prensibin terk edilmesidir.

Gerek şahsen deneyimlediklerim gerekse eğitimler sonrası aldığım geri bildirimler ve Toyota Üretim Sistemi literatürü ışığında derlediğim başarısızlık nedenleri şunlardır:

1. Yönetimin Aktif Katılımı ve Desteğinin Eksikliği

Üst yönetimin liderliği olmadan çalışanların aktif katılımını ve 5S prensiplerini içselleştirmesini bekleyemeyiz. Yöneticiler, çalışanlarda görmek istedikleri tutum ve davranışlar için birer rol model olmalıdır. Üst yönetim; 5S uygulaması ile neyi hedeflediğini ve hangi sorunları çözmeyi amaçladığını çalışanlarına net bir şekilde anlatmalıdır. Bunun yöntemlerinden biri de 5S hedeflerini, kuruluşun performans metriklerinin (KPI) bir parçası olarak takip etmek ve üretim proseslerindeki Kaizen çalışmalarının 5S uygulamaları ile kalıcı olmasını sağlamaktır.

2. Çalışanların Sürece Dahil Edilmemesi

• Eğitim: Her seviyedeki çalışanın 5S metodolojisine ait ilke ve teknikler konusunda yeterli eğitimi alması, motivasyonu yükseltir ve yanlış uygulamalarla oluşacak vakit kaybının önüne geçer. Eğitimler, teorik bilgiyi sınıf ortamında vermekle kalmamalı; bu bilgilerin üretim sahasındaki pratik karşılığını ve uygulama yöntemlerini de kapsamalıdır. Aksi takdirde eğitim; iş hedefleri ve iş ortamı ile ilişkilendirilemediği için çalışan tarafından kısa sürede unutulacaktır.

• Motivasyon: Çalışanların 5S çalışmalarını ve planlanan iyileştirmeleri desteklemeleri sağlanmalıdır. Çalışanlar arasından seçilecek "5S Şampiyonlarına" yetki ve sorumluluk vermek, onları sürece dahil etmenin etkili bir yoludur. Katılım sürekli olarak takip edilmeli ve desteklenmelidir; aksi takdirde süreç sekteye uğrar. Not: Çalışanların kişisel amaçlı kullandığı masa, çekmece ve dolap gibi alanlara müdahale edilmesi direnç yaratabilir, bu hususta hassas davranılmalıdır.

• İletişim: 5S metodunun önemi ile kuruluşun hedef ve beklentileri çalışanlara şeffafça aktarılmalıdır. Elde edilen gelişmelerin düzenli paylaşılması, yaşanabilecek karmaşanın ve yanlış anlaşılmaların önüne geçer.

• Değişime Direnç: Her yeni uygulamada olduğu gibi "eski köye yeni adet mi geliyor?" düşüncesi 5S'in önündeki en büyük engeldir. Çalışanlar programın ne işe yarayacağına inanmazlarsa değişim mümkün olmaz. 5S uygulamasının önce bir pilot alanda başlatılarak kazanımların somut olarak paylaşılması, fabrika geneline yayılımı kolaylaştıracaktır.

3. Düzenli Gözden Geçirme ve Denetim Eksikliği

Yönetimin devredemeyeceği yegane sorumluluk olan "kontrol" eksikliği, başarısızlığın temel nedenlerinden biridir. PDCA (PUKÖ) döngüsünün bir parçası olarak ilerleme takip edilmediğinde ve iyileştirme adımları belirlenmediğinde, 5S uygulamaları adım adım başarısızlığa gider. Geri bildirim mekanizmasının olmaması çalışan ilgisini bitirir. Süreklilik için mutlaka bir denetim planı olmalı ve bu programa sadık kalınmalıdır.

4. Uygulamada Görülen Yapısal Aksaklıklar

• Bütünsel Yaklaşım Eksikliği: 5S, organizasyonun tamamında (ofisler ve destek fonksiyonları dahil) uygulanmalıdır.

• Yüzeysel Uygulama: 5S sadece görsel bir düzenleme veya "temizlik" olarak görülmemelidir. Kalite, verimlilik, hurda ve tamir gibi üretim metrikleriyle bağ kurulmazsa, sürekli iyileştirme amacından sapılmış olur.

• Yetersiz Kaynak: 5S'in "ikincil" bir iş olarak görülüp yeterli zaman, insan ve bütçe ayrılmaması, projeyi doğmadan başarısızlığa mahkûm eder.

• Başarıların Takdir Edilmemesi: Çalışanların katkılarını takdir etmek ve ödüllendirmek, motivasyonu korumak için kritiktir. İK politikaları doğrultusunda teşvik edici ödül sistemleri devreye alınmalıdır.

5S - İş Yeri Organizasyonu Eğitimi