Verimlilik ve Mükemmellik için çabalayan kuruluşların, gerek işyeri düzeni gerekse de Kaizen çalışmaları sonrası devreye aldıkları iyileştirmeleri korumak ve sürdürmeleri için temel yalın prensibi olan 5S –İşyeri organizasyonu metodunu kullanmaları gerekmektedir. Ancak ne kadar istekli olursa olsun kuruluşlar uygulamada zorluklar yaşamakta, verilen 5S eğitimleri boşa gitmekte ve yapılan iyileştirmelerden eskiye dönüş kaçınılmaz bir son olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu durumda en kestirme sonuç, 5 S bize göre değil denilerek bu değerli yalın prensibi terk edebilmektedir.
Gerek şahsen deneyimlediklerim, gerekse verdiğim eğitimler sonrası aldığım geri bildirimler ve Toyota Üretim Sistemi Literatürünü de araştırarak çıkardığım başarısızlık sebepleri;
1- Yönetimin aktif katılımı ve desteği olmadan olmuyor; Üst yönetimin Liderliği olmadan çalışanların aktif katılımını ve 5S yalın prensiplerini içselleştirmesini beklememeliyiz. Yöneticiler çalışanlardan görmek istedikleri tutum ve davranışları çalışanlara Rol model olarak göstermeli örnek olmalardır. Üst yönetim 5S uygulaması ile neyi hedeflediğini hangi sorunları çözmeyi amaçladığını çalışanlarına anlatmalıdır. Bunun yöntemlerinden biride 5S yalın hedeflerini kuruluşun performans metriklerinin bir parçası olarak takip etmek, Üretim proseslerinde yapılan Kaizen çalışmalarının 5S uygulamaları ile kalıcı olmasını sağlamaktır.
2- Çalışanların aktif katılımı ve desteği olmadan da olmuyor; Eğitim; Her seviyedeki çalışanın 5S metodolojine ait ilke ve teknikler konusunda yeterli eğitimi alması motivasyonu yükseltecek ve yanlış uygumlalar ile vakit kaybının önüne geçecektir. Verilen eğitim, çalışanların üretim alanındaki faaliyetlerini sınıfta teorik ve üretim alanında uyulmaya yönelik olarak aktarmalıdır. Aksi takdirde verilecek 5S eğitimi, yapılan iş, iş hedefleri, iş ortamı ile bağlantı kurulamadığından çalışan tarafından muhtemelen unutulacaktır.
Motivasyon; Çalışanların 5S çalışmalarına aktif olarak katılmaları ile planlana iyileştirme çalışımları ile yapılacak değişiklikleri desteklemeleri sağlanmalıdır. Çalışanlar arasından seçilecek 5S şampiyonlarına yetki ve sorumluluk vermek onları sürece dahil etmenin bir yoludur. Çalışanların 5S çalışmalarına katılımı sürekli olarak takip edilmeli ve desteklenmelidir aksi takdirde süreç sekteye uğrayacaktır.
Çalışanlar tarafından kişisel amaçlı kullanılan masa, çekmece, dolap gibi alanlara müdahale edilmesi hoşnutsuzluk ve direnç yaratabilir bu hususa dikkat edilmelidir.
İletişim; 5S – İş yeri organizasyonu metodunun önemini ve bu uygulama ile kuruluş hedef ve beklentilerinin çalışanlara aktarılması önemlidir. Elde edilen gelişmenin ve hedeflenen iyileştirmelerin çalışanlara düzenli olarak anlatılması yanlış anlaşılmaların ya da yaşanacak karmaşanın önüne geçecektir.
Eski köye yeni adet mi geliyor direnci; Her yeni uygulamada olduğu gibi değişime direnç 5S yalın metodunu uygulamanın önündeki en büyük engeldir. Bu nedenle çalışanların programla ilgili korkularının veya endişelerinin giderilmesi çok önemlidir, zira çalışanlar programın ne işe yarayacağını anlamazlar ve inanmazlarsa değişimin gerçekleşmesi pek mümkün değildir. 5S Yalın uygulamasının seçilecek bir pilot alanda başlatılarak kazanımların çalışanlar ile paylaşılması, fabrika geneline yaygınlaştırma ile elde edilecek kazanımların anlatılması yararlı olacaktır.
3- Düzenli Gözden Geçirme ve Denetim eksikliği; Yönetimin devir edemeyeceği yegane sorunluluk olan kontrol eksikliği 5S çalışmalarının başarısız olmasın arkasındaki temel nedenlerden biridir. PDCA döngüsünün bir parçası olarak, 5S çalışmalarındaki ilerleme takip edilmediğinde ve gereken iyileştirme adımlarını belirleyen faaliyetler yapılmadığında 5S uygulamaları yavaşlamaya başlayacak ve adım adım başarısızlığa doğru gidecektir. Geri bildirim mekanizmasının olmaması çalışanların ilgisinin kaybolmasına, 5S uygulamasının önemini yitirmesine yol açacaktır.
5S Yalın uygulamasının devamlılığını sağlamak için bir denetim planı olmalıdır. Programa sadık kalınarak denetimler ve gözden geçirilmeler aksatmadan yapılmalıdır. Takip ve denetimler konusundaki zafiyet kazanımların kaybı ile sonuçlanacaktır.
4- Uygulamada görülen aksaklıklar;
Organizasyon genelinde tutarlı davranılmaması; 5S Yalın metodolojisi organizasyonun tamamında uygulanmalıdır. Destek fonksiyonlarında çalışanları da kuruluşun Yalın hedefleri doğrultusunda 5S çalışmalarında yer almalıdırlar.
Yüzeysel Uygulama : 5S sadece görsel düzenlemelerle sınırlı kalırsa; Kalite. Verimlilik, Hurda, Tamir gibi Üretim süreçlerindeki temel metrikler ile 5S metodunun bağlantısına inilmezse, kalıcı iyileşmeler sağlanamaz. Kuruluşun dinamik yapısı ile ilişkisi kopar. 5S uygulaması, sil, süpür, temizle ile sınır kalır. Sürekli iyileştirme amacından sapmış olur.
Yetersiz Kaynak ayırma; 5S uygulamasının başarısız olma nedenlerinden biride onun “ daha az önemli bir yalın uygulaması” olarak değerlendirilmesidir. Bu durum çoğu zaman daha az kaynak (zaman, insan, para…) ayrılması ile sonuçlanmakta ve 5S uygulamasının başlarken başarısızlığa mahkûm olmasına neden olmaktadır. Bunun önüne geçmek için yapılacak Pilot bir uygulama ile elde edilecek başarılı sonuçlar sonrası üst yönetim gerekli kaynağı ayırma konusunda ikna edilebilir.
Başarıların Takdir edilmemesi; Çalışanların 5S yalın uygulamalarına aktif katılımları ve katkılarından dolayı takdir etmek ve ödüllendirmek, motivasyonu korumak ve sürekli iyileştirme ivmesini sürdürmek için çok önemlidir. Kuruluşlar IK politikaları doğrultusunda çalışanlarını motive edecek ödüller yada girişimleri devreye almalı ve bunları 5S programının gelişimini teşvik etmek için kullanmalıdırlar.
Commenti